Publicatiebeleid beeldmateriaal

Heemkundekring Het Zuidkwartier publiceert beeldmateriaal op de volgende locaties:

  • Website www.hkk-zuidkwartier.nl
    • Dit betreft beeldmateriaal van algemene heemkundige zaken, maar geeft via een link ook toegang tot ons beeldarchief wat beheerd wordt in Brabant Cloud.
  • Website www.Brabantserfgoed.nl
    • De overeenkomst met Brabant Cloud bevat ook toestemming om ons beeldmateriaal wat in Brabant Cloud beheerd wordt voor een groter publiek te tonen via de website van Brabants Erfgoed.
  • Facebook: https://nl-nl.facebook.com/hetzuidkwartier/
  • De Tijding: onze periodiek die drie maal per jaar verschijnt

Het doel van dit beeldmateriaal kan als volgt worden samengevat:

  • Het beheren en publiceren van beeldmateriaal dat een zo breed mogelijke weergave is van onze culturele samenleving. Dit zijn o.a. algemene culturele activiteiten, het vastleggen van veranderingen binnen de gemeente en historische beelden van onze gemeente. Alles wat dus een weergave geeft van ons heem, zowel huidig als historisch.

Voor het tonen van deze beelden dienen we ons te houden aan de volgende wetgeving:

  • Auteursrecht
  • AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) = Privacywet

Hieronder hebben we getracht in het kort de voornaamste zaken uit deze regelgeving te beschrijven. Deze data is voornamelijk afgeleid uit de volgende publicaties:

Auteursrechten

Het auteursrecht is, zoals de wet zelf zegt, “het uitsluitende recht van den maker van een werk van letterkunde, wetenschap of kunst, of van diens rechtverkrijgende, om dit openbaar te maken en te verveelvoudigen”. Vertaald in simpel Nederlands zegt dit dat we niet zomaar alles mogen publiceren wat door iemand anders is gemaakt.

Dit auteursrecht is niet eeuwigdurend, maar heeft een limiet, namelijk:

  1. Als het werk in eigen beheer is gemaakt: als de maker nog geen 70 geleden is overleden (auteursrecht gaat over op erfgenamen)
  2. Als het werk door een bedrijf is gemaakt:70 jaar na publicatie
  3. Als de maker onbekend is: 70 jaar na publicatie

Het kan zijn dat er geen auteursrechtelijke gevonden kunnen worden of dat die gewoonweg onbekend zijn. Dit noemt men dan verweesde werken. Als de inschatting is dat het werk 70 jaar of ouder is dan mag je publiceren. Is het duidelijk jonger dan 70 jaar, dan mag dat officieel niet (ook al is de auteur onbekend). Je kunt een goede disclaimer plaatsen die aangeeft dat je alles met de juiste bedoelingen plaatst en na zorgvuldige overweging en daarin een mogelijkheid geven om te reageren als men denkt dat het niet klopt, maar dit heft nog steeds de onrechtmatigheid niet op.

In een aantal gevallen kan het zijn dat de maker zelf zijn publicatierechten al geregeld heeft in een zogenaamde Creative Common Licentie. Hierin kan de maker zelf aangegeven hebben dat zijn werk onder bepaalde voorwaarden wel gewoon gepubliceerd mag worden. Deze voorwaarden zijn afhankelijk van welk type licentie er is vastgesteld. Voor ons materiaal zal dit echter niet veel aan de orde zijn.

AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming = Privacy wet)

De AVG is vanaf 25 mei 2018 in werking en omvat alle regels over het vastleggen en beheren van (nog levende) persoonsgegevens.

Een foto valt, zoals benoemd in deze AVG, onder persoonsgegevens als iemand zonder evenredige inspanning eenvoudig herkend kan worden. Deze mogen dus niet zomaar opgeslagen en/of gepubliceerd worden. Er moet een grondslag zijn om deze persoonsgegevens te verwerken. De AVG kent zes grondslagen, deze zijn:

  1. We hebben toestemming van de betrokkene (die later kan worden ingetrokken)
    Voor ons de meest van toepassing zijnde
  1. Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om gerechtvaardigd belang te behartigen.

-> Hieronder valt ook vrijheid van meningsuiting en journalistiek)

  1. Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om een overeenkomst uit te voeren

-> Voor ons niet van toepassing

  1. Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om dat het wettelijk verplicht is

-> Voor ons niet van toepassing

  1. Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om vitale belangen te beschermen

-> Voor ons niet van toepassing

  1. Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om een taak van algemeen belang of openbaar gezag uit te oefenen

-> Voor ons niet van toepassing

Naast de grondslagen is er nog een verschil tussen openbare ruimte of een besloten ruimte. Fotograferen in een openbare ruimte mag altijd. Ook mogen daar mensen op staan. Gaan we dit publiceren dan moeten we er rekening mee houden dat deze mensen met redelijke argumenten niet geschaad kunnen worden, het zogenaamde redelijk belang. Is er commercieel belang bij het plaatsen, dan moet altijd toestemming gevraagd worden.

Fotograferen we in een besloten ruimte, dan is dit anders. Hier verwacht men privacy en mag er dus niet zomaar gefotografeerd worden. Men dient dat vooraf duidelijk kenbaar te maken en dus ook toestemming vragen voor het publiceren van deze foto’s.

Beleidsregels:

Het publiceren van beeldmateriaal door Heemkundekring het Zuidkwartier gebeurt op basis van de wettelijke bepalingen vastgelegd in het auteursrecht en privacywetgeving en op basis van algemene normen en waarden.

Het spreekt voor zich dat we alleen publiceren als dit is toegestaan volgens de AVG en het Auteursrecht.

Voor foto’s gemaakt door de Heemkundekring zelf ligt het auteursrecht bij de Heemkundekring en hebben we alleen de AVG om rekening mee te houden. Al het ander beeldmateriaal zullen we moeten toetsen op zowel AVG als Auteursrechten.

Dit toetsen kunnen we doen met behulp van onderstaande richtlijnen:

Bepalend om te kunnen publiceren volgens de AVG of Auteursrecht zijn de volgende vragen:

  1. Is de maker bekend en is deze korter dan 70 jaar geleden overleden of is het werk korter dan 70 jaar publiekelijk gemaakt?
    1. Indien ja: is er toestemming van de maker of rechthebbende? of
    2. Valt het werk wellicht onder een ‘Creative Common Licentie’?
  1. Bevat het beeldmateriaal herkenbare nog levende mensen?
    1. Indien ja:
  1. Betreft het een openbare ruimte of besloten ruimte?
  2. Als het een besloten ruime betreft: is er toestemming van deze mensen?
  3. Ook al is er algemene toestemming of betreft het een openbare ruimte, dan is de vervolg vraag: Kunnen mensen door redelijke argumenten geschaad worden?

Is het antwoord op vraag 1 en 2 ‘Nee’, dan mag vanaf wettelijk oogpunt het beeldmateriaal gepubliceerd worden.

Is het antwoord op vraag 1 of 2 ‘Ja’, dan dienen de vervolgvragen die onder 1 en 2 vermeld staan beantwoord te worden. Afhankelijk van de antwoorden zijn de conclusies als volgt:

  • Vervolgvragen vraag 1:
    • Om te kunnen publiceren moet er toestemming zijn van de maker of rechthebbende of er moet iets geregeld zijn via een Creative Common Licentie. Is dat allemaal niet het geval, dan zal er niet gepubliceerd mogen worden.
  • Vervolgvragen vraag 2:
    • Als het een openbare ruimte betreft dan mag er in principe gepubliceerd worden mits herkenbare mensen niet door redelijke argumenten geschaad kunnen worden
    • Betreft het een besloten ruimte (georganiseerde bijeenkomsten), dan mag er gepubliceerd worden als er toestemming is van de mensen die herkenbaar in beeld zijn. Ook al is die toestemming er, dan is het ook nog aan ons om ervoor te zorgen dat die mensen niet door redelijke argumenten geschaad kunnen worden.

Naast de hierboven beschreven wettelijke regels hebben we aanvullend plaatsingsbeleid gebaseerd op algemene normen en waarden. Dit beleid is als volgt:

  1. Als het beeldmateriaal betreft dat wettelijk gepubliceerd mag worden, maar door ons wordt beoordeeld als mogelijk aanstootgevend of kwetsend dan zal dit niet worden gepubliceerd. We zullen dit beeldmateriaal wel in ons archief houden omdat het van cultureel belang kan zijn, maar we zullen dit dan niet publiceren. De reden voor het niet publiceren zal vastgelegd worden.
  2. Als het beeldmateriaal betreft uit een familiaire kring die al overleden familieleden toont, maar waarvan de huidige nog levende familie liever niet heeft dat die worden gepubliceerd, dan zullen we dat verzoek respecteren. Ook die blijven in het archief met de reden waarom we deze niet publiceren.

Schenkingen

Bij het ontvangen van beeldmateriaal in de vorm van schenkingen zal gevraagd worden naar de herkomst en naar algemene toestemming van publicatie. Het is dan verder nog de taak van de Heemkundekring om te controleren of publicatie wettelijk is toegestaan a.d.h.v. de hierboven beschreven regels.

Mochten het geen familiaire foto’s zijn en de schenker toch tegen publicatie zijn (ondanks dat het wettelijk wel mag) en de Heemkundekring wil de foto’s wel ter aanvulling van het archief en ook graag publiceren, dan is het aan de Heemkundekring om samen met de schenker tot een werkbare overeenkomst te komen en dit vast te leggen.

Disclaimer

Zeker voor wat betreft de auteursrechtelijke kant zal het niet altijd makkelijk zijn om dit tot ieders tevredenheid exact te volgen. De termijn van 70 jaar is niet bij al het werk duidelijk vast te stellen en het zal ons als Heemkundekring ook niet altijd lukken om de juiste ingang te vinden om een maker of auteursrechtelijke te achterhalen. Daarnaast zal het ook niet altijd bepaald kunnen worden of alle mensen die herkenbaar getoond worden al overleden zijn of niet. In een aantal gevallen zullen we dan het zekere voor het onzekere nemen, maar in andere gevallen zullen we wellicht de verkeerde keuze maken.

Dus ondanks onze zorgvuldigheid zal de kans zeker aanwezig zijn dat er beeldmateriaal getoond wordt waar een inschattingsfout bij gemaakt is. We hopen echter dat men beseft dat het tonen alleen een heemkundig doel heeft en geen enkel ander.

Om duidelijkheid te geven over onze toegepaste zorgvuldigheid en goede bedoelingen en om mensen de mogelijkheid te geven te reageren bij het constateren van onrechtmatigheden of kwetsend beeldmateriaal, plaatsen we onderstaande disclaimer op onze website met de mogelijkheid melding te maken van de constatering:

Disclaimer

We hebben veel inspanningen gedaan om het getoonde beeldmateriaal met de bijbehorende tekst zo correct mogelijk weer te geven. Toch kan het voorkomen dat gegevens niet juist of onvolledig zijn vermeld. We willen de bezoeker van de website daarbij graag om hulp vragen. Heeft u opmerkingen of aanvullingen op de getoonde informatie? Laat het ons weten. Stuur dan een e-mail naar: secretaris@hkk-zuidkwartier.nl Geef bij uw reactie a.u.b. wel het objectnummer op. Ook kunt u bij de afbeelding klikken op de knop “reageer op dit document”

Ook hebben we ons uiterste best gedaan om de rechthebbende van het getoonde materiaal op te sporen en om ons te houden aan de huidige privacywetgeving (AVG = Algemene Verordening Gegevensbescherming). Indien u rechthebbende bent en van mening bent dat het tonen van het materiaal op onze heemkundige beeldbank inbreuk maakt op uw recht of als u van mening bent dat het tonen van een specifiek object in strijd is met de huidige privacywetgeving, dan verzoeken wij u om contact op te nemen. Dit kan door een e-mail te sturen naar:secretaris@hkk-zuidkwartier.nl Ook kunt u bij de afbeelding klikken op de knop “reageer op dit document”. Wij zullen in dat geval graag met u aan een oplossing werken.